哪些是有效的時間管理

時間管理不是要管理時間，而是要讓時間的使用能更有效。那么，時間管理有哪些有效的方法呢?下面小編給大家分享哪些是有效的時間管理的內(nèi)容，希望能夠幫助大家，歡迎閱讀!

哪些是有效的時間管理

一、認(rèn)識時間管理的概念

時間管理就是用技巧、技術(shù)和工具幫助人們完成工作，實現(xiàn)目標(biāo)。時間管理并不是要把所有事情做完，而是更有效的運用時間。時間管理的目的除了要決定你該做些什么事情之外，另一個很重要的目的也是決定什么事情不應(yīng)該做;時間管理不是完全的掌控，而是降低變動性。時間管理最重要的功能是通過事先的規(guī)劃和長期的計劃，做為一種提醒與指引。 時間管理就是自我管理，自我管理即是改變習(xí)慣，讓自己更有績效，更具效能。把事情很快地做完，叫做效率;把事情很快又很好的做完，叫做效能。時間是資本和無法更新的收入，任何一個制定出來幫助我們高效率地安排時間的計劃，都必須從我們對時間寶貴性的認(rèn)識入手，管理好你的時間就能管理好你的工作。在進(jìn)行有效的時間管理之前，必須充分理解時間管理的概念，從而學(xué)會掌控時間，合理安排自己的工作和生活，最大限度發(fā)揮時間的效力，提高工作績效。

二、樹立明確的時間管理目標(biāo)

成功等于目標(biāo)，時間管理的目的是在最短時間內(nèi)實現(xiàn)更多想要實現(xiàn)的目標(biāo)。人生旅途上，沒有目標(biāo)就如在黑暗中行走，不知該往何處。有目標(biāo)才有方向，目標(biāo)是前進(jìn)的推動力，能夠淋漓盡致地激發(fā)人的潛能。明確的目標(biāo)對于構(gòu)建成功人生至關(guān)重要。 然而，制定目標(biāo)不是一件容易的事。一個有效的目標(biāo)必須具備這些特性：1)具體性，有效目標(biāo)不能大而空，應(yīng)具有階段性和可操作性。為此，我們可以將大目標(biāo)分解為一個個階段性目標(biāo)，再制定出高效的日程計劃，以此督促自己朝向既定目標(biāo)邁進(jìn)。2)可衡量性，任何目標(biāo)都應(yīng)該有可以用來衡量該目標(biāo)完成情況的標(biāo)準(zhǔn)，包括衡量階段性成果的控制點和衡量最后績效的指標(biāo)。3)可達(dá)性，無法企及的目標(biāo)只能是白日做夢，而太輕易達(dá)到的目標(biāo)則沒有挑戰(zhàn)性。成功的目標(biāo)設(shè)定應(yīng)該既有挑戰(zhàn)性，又不超出自己的能力所及，經(jīng)過一番努力最終可以達(dá)成。4)任何目標(biāo)都應(yīng)該考慮時間的限定。不但要確定最終目標(biāo)的完成時間，還要設(shè)立多個小時間段上的“時間里程碑”，以便進(jìn)行工作進(jìn)度的監(jiān)控。

三、制定時間管理的行動計劃

哈羅德·孔茨說過：計劃工作是一座橋梁，它把我們所處的此岸和我們要去的彼岸連接起來，以克服這一天塹。目標(biāo)是計劃的開始和歸宿，設(shè)立正確的目標(biāo)是成功計劃的前提;計劃是實現(xiàn)工作目標(biāo)的支持系統(tǒng)，是描述使用可以運用的資源達(dá)到預(yù)先設(shè)定的工作目標(biāo)的方法。在實際行動之前預(yù)先對應(yīng)當(dāng)追求的目標(biāo)和應(yīng)采取的行動方案作出選擇和具體安排，計劃是預(yù)測和構(gòu)想，即預(yù)先進(jìn)行的行動安排，計劃是管理的首要智能。計劃可被定義為“決定目標(biāo)及如何達(dá)成目標(biāo)的一個程序”，它含有三個特性，前瞻性的思考——思考及判斷未來可能的狀況，下決策——決定未來想要達(dá)成的狀況，目標(biāo)導(dǎo)向——規(guī)劃各個標(biāo)的，以達(dá)成期望的狀況。 對于時間管理而言，就是要針對設(shè)立的明確時間管理的核心目標(biāo)，依次按重要性排列，然后依照所設(shè)立的目標(biāo)寫出一份詳細(xì)的計劃，并依照計劃進(jìn)行。然后將設(shè)定的目標(biāo)進(jìn)行分割，何謂分割呢?就是把目標(biāo)細(xì)化，年度目標(biāo)——季度目標(biāo)——月度目標(biāo)——周目標(biāo)——日目標(biāo)。

四、分清輕重緩急

美國一位著名的管理學(xué)家認(rèn)為：有效的時間管理主要是記錄自己的時間，以認(rèn)清時間耗在什么地方了，管理自己的時間，設(shè)法減少非生產(chǎn)性工作的時間，集中自己的時間，由零星而集中，成為連續(xù)性的時間段。將自己工作按輕重緩急分為重要、次要和一般三類，安排各項學(xué)習(xí)和工作時間和占用百分比;在學(xué)習(xí)和工作中記載實際耗用時間;每日計劃時間安排與耗用時間對比，分析時間運用效率，重新調(diào)整自己的時間安排，更有效的工作。 著名管理學(xué)家科維提出了一個時間管理的理論，把工作按照重要和緊急兩個不同的程序進(jìn)行劃分，基本上可以分為四個“象限”，時間管理理論的一個重要觀念是應(yīng)有重點地把主要的精力 和時間集中地放在處理那些重要但不緊急的學(xué)習(xí)與工作上。那么什么是重要的事和緊急的事呢?重要的事就是你個人覺得有價值且對你的使命，價值觀及首要目標(biāo)有意義的活動，來自內(nèi)在的需求，對自己而言要事有時并不緊急但需要更多的時間，并且天天做;緊急的事就是你或別人認(rèn)為需要立刻處理的緊急時間或活動，來自外界影響你的生活和工作次序。

五、合理安排工作時間

有效的時間管理意味著合理安排各項工作。抓住“黃金時間”， 每個人都有兩種黃金時間。一種是內(nèi)部黃金時間，是一個人精神最集中、工作最有效率的時候。內(nèi)部黃金時間因人而異，在通過觀察掌握了自己的內(nèi)部黃金時間時，用這個時間段處理最為重要的工作。外部黃金時間是指跟其他人交往的最佳時間。這須遵循他人的日程，但可以利用這段時間充分表達(dá)自身的優(yōu)勢。 不要把日程安排得太滿 意外情況隨時都有可能發(fā)生而占用時間，若日程太滿就會窮于應(yīng)付。因此，每天至少要為自己安排1小時的空閑時間，讓工作和生活更加從容。同時學(xué)會分工合作的授權(quán)管理，能讓別人代勞的事情，自己就不要做，學(xué)會運用別人的時間。因為每個人的精力都是有限的，所謂有所為有所不為，把自己的精力和時間用在最能體現(xiàn)自己價值的方面。

六、形成有條有理的工作作風(fēng)

今日事今日畢，習(xí)慣拖延時間是很多人在時間管理中經(jīng)常會落入的陷阱。“等會再做”、“明天再說”這種“明日復(fù)明日”的拖延循環(huán)會徹底粉碎制定好的全盤工作計劃，并且對自信心產(chǎn)生極大的動搖。“今日事今日畢”體現(xiàn)的是一種強(qiáng)有力的執(zhí)行力，這種執(zhí)行力將指引按照自己設(shè)計好的軌道走向成功的彼岸。 同時在工作安排上要與你的價值觀相吻合，不可以互相矛盾。一定要確立個人的價值觀，假如價值觀不明確，就很難知道什么是最重要的，當(dāng)價值觀不明確，時間分配一定不好。時間管理的重點不在管理時間，而在于如何分配時間。人永遠(yuǎn)沒有時間做每件事，但永遠(yuǎn)有時間做對你來說最重要的事。

七、應(yīng)用時間管理技巧

19世紀(jì)意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托提出80/20原則，其核心內(nèi)容是生活中80%的結(jié)果幾乎源于20%的活動。比如，是那20%的客戶給你帶來了80%的業(yè)績，可能創(chuàng)造了80%的利潤，世界上80%的財富是被20%的人掌握著，世界上80%的人只分享了20%的財富。因此，要把注意力放在20%的關(guān)鍵事情上。同時，領(lǐng)導(dǎo)人員工作效果中的百分之八十，往往集中在百分之二十的最重要的工作上，80/20原則就是抓住工作的百分之八十的價值，集中在工作的百分之二十的組成部分這一法則，運用“關(guān)鍵的事情占少數(shù)，次要的事情占多數(shù)”是一個普遍現(xiàn)象這一規(guī)律。時間管理是自我管理中重要的內(nèi)容，大凡業(yè)績卓越的人大都是具有高效時間管理的人，應(yīng)用有效時間管理的方法和技巧，可以合理安排自己的工作與生活，最大限度地發(fā)揮時間的效力，提高工作績效。

八、克服內(nèi)外引起的時間浪費

時間管理當(dāng)中最有用的詞是“不”。學(xué)會說“不”， 有時拒絕是保障自己行使優(yōu)先次序的最有效手段，勉強(qiáng)接受他人的請托而擾亂自己的安排，是不合理的。如果有的請托由他人承擔(dān)可能比自己更合適，不妨向請托者提出適時的建議。量力而行地說“不”，對己對人都是一種負(fù)責(zé)。首先，自己不能勝任委托的工作，不僅徒費時間，還會對自己其它工作造成障礙。同時，無論是工作延誤還是效果都無法達(dá)標(biāo)，都會打亂委托人的時間安排，結(jié)果是“雙 輸”。 所以接到別人的委托，不要急于說“是”，而是分析一下自己能不能如期按質(zhì)地完成工作。如果不能，那要具體與委托人協(xié)調(diào)，在必要時刻，要敢于說“不”。 同時，時間管理的另一個關(guān)鍵就是每天至少要有半小時到1小時的"不被干擾"時間;假如你能有一個小時完全不受任何人干擾，自己關(guān)在自己的房間里面，思考一些事情，或是做一些你認(rèn)為最重要的事情。

“時間管理”的3個關(guān)鍵問題：

什么事是必須做的?

如何看待他人?

如何統(tǒng)籌規(guī)劃出整塊的時間?

“你很忙嗎?”我問這個問題得到的答案驚人地一致——忙，通常是有氣無力的回答。我們身處一個異常忙碌的社會，不管是管理者，還是所謂知識工作者或?qū)I(yè)人士，每個人都非常忙碌。

實際上，這背后有三種忙碌：一種是忙碌，但尚未學(xué)會管理自己的時間，這些人常常會被近乎瘋狂的時間表逼瘋;一種是忙碌，但已經(jīng)學(xué)會應(yīng)對與取舍;第三種則是假裝出來的忙碌，因為我們幾乎已經(jīng)開始把忙與、閑和聯(lián)系到一起。

“你很忙嗎?”經(jīng)常被當(dāng)作寒暄的話，但很少有人意識到需要重視它背后的“時間管理”。很多時候，時間管理不是被視為一種初級技能，就是被歸入到的范疇，認(rèn)為主要是精神因素在起作用。在管理領(lǐng)域，的名聲一直不是很好，被認(rèn)為是巫術(shù)一樣的小把戲。

現(xiàn)在，我們必須給予時間管理以應(yīng)有的重視，我們可以說，時間管理的重要性至少等同于戰(zhàn)略、創(chuàng)新、力這些看似更為炫目的管理議題，甚至更為重要。

不論戰(zhàn)略、創(chuàng)新、運營都需要由人去做，也就是說，投入他們的時間和精力。對于管理者和專業(yè)人士來說，最大的約束就是時間，他們只有那么多時間。通常，我們沒法通過雇傭更多的人來獲得更多的時間。管理層如果太多的話，他們可能會相互妨礙工作，因而不得不花大量的時間去處理摩擦與沖突，管理層太多也會阻礙信息的流通。

對于專業(yè)人士來說，更多的人意味著更多的成本，在人數(shù)超過一個很小的數(shù)目時，就變得弊大于利了。工廠可以雇傭更多的工人來增加產(chǎn)量，數(shù)量可以是幾千甚至上萬，但對于軟件開發(fā)、咨詢項目，十個人幾乎已經(jīng)是規(guī)模的極限(這里指的是為完成一個具體任務(wù)一起工作的)。

在過去，在組織的視線中，沒有時間管理，當(dāng)然中也沒有。時間管理被認(rèn)為是個人問題，個人應(yīng)自己去進(jìn)行時間管理，自己去發(fā)展時間管理技能。在現(xiàn)在，“除了任務(wù)之外，讓知識工作者自己決定有關(guān)工作的一切”這一趨勢更使得組織自己在時間管理上的職責(zé)。組織至多是在任務(wù)分配時會考慮一下每個人的時間應(yīng)用情況，這不僅和戰(zhàn)略無關(guān)，甚至被認(rèn)為是最低層次的問題。對于技術(shù)知識、管理技能，組織從未持這樣的看法。在這些方面，它們采用內(nèi)部、輔導(dǎo)制度(coach)、派員工參加外部課程等方式幫助員工提升自身能力。

瓶頸管理理論認(rèn)為，改善績效的最佳方法不是改進(jìn)每個環(huán)節(jié)、每個步驟，而是改進(jìn)“瓶頸”(最大的約束因素)，因為系統(tǒng)的整體績效取決于瓶頸。時間正是管理者和專業(yè)人士最大的約束因素，更重要的是，過分忙碌的管理者和專業(yè)人士可能陷入精疲力竭的狀態(tài)，可能忙得沒有時間思考，可能失去工作與生活的平衡。。。。。。這些都可能最終導(dǎo)致嚴(yán)重的問題——失去他們，離開或變得“無能”。

如何進(jìn)行時間管理

給予應(yīng)有的重要地位，時間管理就已經(jīng)解決了一半。接下來，我們不是討論具體工具和細(xì)節(jié)，而是關(guān)注時間管理的一個重要前提準(zhǔn)備與三個關(guān)鍵問題。實際上，由于時間管理是一個每天都要進(jìn)行的活動，復(fù)雜的工具只會讓人們在短暫的使用之后。瓶頸管理的提出者高德拉特對所有復(fù)雜的解決方案都心存懷疑：“復(fù)雜的解決方法是行不通的。”只有直達(dá)問題核心，也就是聚焦于關(guān)鍵問題，才能進(jìn)行有效的時間管理。

時間管理的一個重要準(zhǔn)備任務(wù)是“了解你的時間是怎么花掉的”。為什么要這樣做不需解釋，但它可能會被認(rèn)為是一個非常簡單的任務(wù)，認(rèn)為簡單回想一下就可以了。需要強(qiáng)調(diào)它的原因正在于此，對于這個問題，我們的“想象”和“現(xiàn)實”常常有很大的差異，甚至完全不同。

管理大師彼得。德魯克曾經(jīng)描述他所做的研究：他請管理者將自己怎樣使用時間的情況寫下來，又請人記錄這些管理者是如何使用時間的。一個公司董事長很確定地告訴研究者，根據(jù)他的，他的時間分三個部分，分別用在公司高級管理人員、重要客戶、地區(qū)社會活動上。歷時6周的實際記錄結(jié)果是，他把大部分時間用在調(diào)度工作上了，隨時了解他所認(rèn)識的客戶的訂貨情況，還為他們的訂貨打電話給工廠。他開始無法這些記錄，但在很多次看到類似記錄之后，他，“關(guān)于時間的使用問題，記錄要比記憶可靠得多。”

記錄你的時間是怎么花掉的，是時間管理的開始，但它絕不是一次性的任務(wù)，在整個時間管理過程中，我們可能需要不斷地重新記錄，以便了解最新的時間使用情況，譬如一個月專門挑一天來記錄當(dāng)天的時間使用情況。按照某些時間管理工具的要求，有的人能夠堅持每天以15分鐘為間隔記錄時間使用情況，這有它的益處，但是，這樣做或許花了太多時間在“磨刀”上了，過于頻繁記錄的時間表也會讓人感到巨大的，帶來負(fù)面影響。

什么事是必須做的?這是時間管理的第一個關(guān)鍵問題。時間管理的錯誤做法基本上都可以歸結(jié)為，把時間花在那些不是必須做的事情之上。對組織來說，最重要的是要讓員工知道什么是重要的、必須做的任務(wù)，也就是說，什么是用來衡量他們績效的標(biāo)準(zhǔn)。對個人來說，這個問題可解釋為“我能夠為組織做出什么貢獻(xiàn)?”

找出最重要的一件事，然后去做。有個比較接近的通俗化說法是，“重要的事先做”(FirstThingFirst)。在今年7月份的《哈佛商業(yè)評論》上，德魯克在最新的一篇文章以他96年的豐富經(jīng)歷非常肯定地說：“我還沒有碰到過哪位人可以同時處理兩個以上的任務(wù)，并且仍然保持高效。”

始終做重要的事還在于，它可以讓我們避免掉進(jìn)“嗜急成癮”的陷阱。我們的事情可以分為緊急的與不緊急的、重要的與不重要的，以“輕-重”、“緩-急”兩個維度區(qū)分，我們把事情分為四個類別，可以把我們面臨的事情分成四個象限：重要且緊急;重要不緊急;不重要緊急;不重要不緊急。

許多時候，迫于，我們常常把緊急的事情放在第一位，雖然我們知道那些“重要但不緊急”的事有著深遠(yuǎn)影響，那些重要且緊急的事常常正是因為我們在它們不緊急時沒有做。剛開始，我們?nèi)匀恢乐匾暿虑榈闹匾潭龋茸瞿切熬o急且重要的”，但慢慢地，習(xí)慣了這種緊急狀態(tài)之后，我們常不由自主地上“到處救火”的，轉(zhuǎn)而去做那些“緊急但不重要的事”了。

如何看待他人?時間管理的第二個關(guān)鍵問題是關(guān)于“人”的。許多時間管理方法教管理者學(xué)會授權(quán)，讓別人去分擔(dān)你的事情。實際上，在時間管理中，許多人傾向于把別人當(dāng)成自己提高效率多做事的資源——或者障礙、干擾者。它帶來的問題就是，我們傾向于控制他人，讓他們按照我們的要求做事，或者讓他們不要妨礙我們做事，可惜，他人是控制不了的，這種方式無法真正起作用。我們應(yīng)該更關(guān)注與別人一起工作帶來的其他東西，譬如新知識、關(guān)系等等。在時間管理中，我們必須隨時自問，我們是如何看待他人的?

如何統(tǒng)籌規(guī)劃出大塊的時間?對于管理者和專業(yè)人士來說，他們常常需要整塊整塊的時間去完成重要的任務(wù)，譬如思考重要決策或?qū)懸环輬蟾妗＿@些任務(wù)通常正是剛才提到的那些“為組織做出的貢獻(xiàn)”。在進(jìn)行這些任務(wù)的過程中間不能被打斷，因為每次被打斷，都需要很長的時間才能重新進(jìn)入深度思考與完全工作狀態(tài)。

如何在繁忙的時間表中統(tǒng)籌規(guī)劃出整塊的時間以便完成這些任務(wù)是時間管理的第三個關(guān)鍵問題。據(jù)說，比爾。蓋茨每年會有幾周時間處于完全的封閉狀態(tài)，完全脫離日常事務(wù)的煩擾，思考一些對公司、技術(shù)非常重要的問題。只要意識到有這個需要，我們一定有辦法安排好各種事務(wù)，分配出大塊的時間以便完成這些最重要的任務(wù)。最后的方法也就是，在某一天把辦公室門關(guān)上，拔掉電話，把其他事情都推到一邊，這可能帶來一些小小的麻煩，但與完成任務(wù)做出的貢獻(xiàn)相比微不足道。

正如我們在每天的工作中所感受到的，有效的時間管理是我們最缺少的東西之一，缺少它的原因不是因為缺乏時間管理工具，而是我們沒有真正重視它。我們需要做的是，重視時間管理，記錄我們的時間使用情況，然后思考三個關(guān)鍵問題：什么事是必須做的?如何看待他人?如何統(tǒng)籌規(guī)劃出整塊的時間?

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