科學(xué)分配時間 有效3法則

你的工作是否像永無止境的“打鼴鼠”？據(jù)麥肯錫咨詢公司發(fā)表的報告，上班族每天把28%的時間用來讀、寫或者回復(fù)郵件。我們都聽說過這樣的建議——對所有收件箱的郵件或任務(wù)內(nèi)容劃分優(yōu)先順序，會有事半功倍的效果。但如果不是呢？

　　擔(dān)任斯坦福大學(xué)商學(xué)院高管培訓(xùn)師兼講師的依德•巴提斯特（Ed Batista）最近給《哈佛商業(yè)評論》寫去了這樣的建議：大部分高效率的人并不對所有事情劃分優(yōu)先順序——他們把重要的事情分好類，然后把其它微不足道的直接扔一邊去。

　　巴提斯特說，在急診中，醫(yī)生們會對病人進(jìn)行分類選擇治療，判斷誰病情危急，誰可以等待，沒事的人就完全不用去管。在商界里，分類選擇的方式由兩部分組組成——對重要的事情劃分優(yōu)先順序，以及“大方地把微不足道的全部扔一邊去。”

　　當(dāng)對所有事情進(jìn)行了優(yōu)先次序劃分之后，我們自認(rèn)為重要的那部分會被優(yōu)先處理，其它沒那么重要的放在后面慢慢來做。但實際上，這是一個沒有盡頭的“后面”。

　　相反，他認(rèn)為我們的時間和精力都是有限的資源。在辦公室里就算花再多努力再多時間也好，領(lǐng)導(dǎo)者和其他人永遠(yuǎn)都無法達(dá)到滿足雙方的平衡狀態(tài)。因此，巴提斯特建議領(lǐng)導(dǎo)者們給自己定一個臨界點(diǎn)：選擇那些值得他們花費(fèi)時間和精力的內(nèi)容，其它的一律拒絕掉。

　　不得不承認(rèn)，這個做法很難，盡管這樣，巴提斯特說我們必須為重要的那一部分爭取時間。否則，我們會發(fā)現(xiàn)最后一切都白費(fèi)了。他說，雖然這聽起來有點(diǎn)苛刻，但是如果過多地考慮別人的反應(yīng)，或者擔(dān)心自己會留下冷漠的形象，那么，這就恰恰導(dǎo)致了我們把大部分時間都耗在了微不足道的事情上面。

　　對于分類選擇的方式，做得好與做不好兩者之間只是一線之隔。巴提斯特說，我們當(dāng)中很多人就是擔(dān)心會跨越了這條線，沒能做好，所以從不嘗試。

　　巴提斯特提供了3 個法則幫助我們消除憂慮：

　　1、重新定義永無止境的工作清單
　　實際上，自己永遠(yuǎn)不可能全部完成清單上工作，回復(fù)所有郵件，又或者接納所有應(yīng)邀。對于這個情況，要保持一個平靜的心態(tài)。巴提斯特說，這并不是失敗的表現(xiàn)，而是成功的一面。“（因為）別人看上了我們的時間和精力呀！”與其努力“清空”收件箱，不如設(shè)法創(chuàng)造一個已再無重要郵件的收件箱。

　　2、把精力集中在臨界點(diǎn)上
　　時刻提醒自己，不要對所有事情排列先后順序，而是堅持自己的底線：選取對自己最重要的那部分即可，其它微不足道的都視若罔聞吧。

　　3、別人不滿意，自己滿意
　　巴提斯特說，我們并不要求所有人都滿意。為了能高效地做到分類選擇，我們必須學(xué)會說出心底的那句“不行”，而不能對重要的東西作出讓步。