推進(jìn)工作的時間管理原則

時間就像一位公正無私的正義使者，無論你貧窮還是富貴他都不會偏袒你，他每天會定時給你24小時。如何利用取決于你對時間的認(rèn)知和態(tài)度。下面小編給大家分享推進(jìn)工作的時間管理原則，希望能夠幫助大家!

推進(jìn)工作的時間管理原則

一、拒絕完美主義，完成80%就可以。

工作中先做最重要的事情，很多人都耳熟能詳了，也有大把的時間管理書籍強(qiáng)調(diào)這個概念。但其實在日常工作中，不一定能按照這個標(biāo)準(zhǔn)去做。

就算我們知道某一件事情很重要，也不可能只做哪一件事情，只要有一個緊急工作或者意外情況發(fā)生，我們的計劃就會被打亂。

碰到這種情況，我們要做的就是拒絕完美主義，不要想著這件事情我一定要做到最好。先完成80%的工作，等到后面有時間，再回來進(jìn)行完善。

為什么是80%呢？

因為如果一件事情做到80%的完成度了，后面的20%需要花的精力可能還要多于前面的80%，也就是說當(dāng)我們把任務(wù)做到80%的程度，碰上意外情況，就可以直接抽身去做。

二、安排好一段不受打擾的工作時間。

高效完成工作中很重要的一點，就是盡量減少工作被打斷。確保不中斷的時間段，推進(jìn)工作時很重要的一點就是不中斷地完成一系列工作。有些工作一旦被中斷后，需要花很多時間和精力去重溫，中斷還會導(dǎo)致好的想法被遺忘。

野口悠紀(jì)雄把工作中斷時發(fā)生的忘記事情和資料丟失等癥狀稱為“中斷綜合癥”，人們制訂日程計劃的最大目標(biāo)，就是要確保能在一個時間段里不中斷地推進(jìn)工作。我們可以記錄下需要立刻做的事，這樣做的目的在于不使工作因雜務(wù)而中斷，把雜務(wù)工作匯總后一起做，效率也會比較高。

這個問題我們可以用清單來解決，把所有你需要立刻做的事情都記下來，這樣就可以把一些雜物活匯總在一個時間段做完，效率高的同時，也可以減少工作被打斷的可能性。

當(dāng)你制定時間計劃的時候，一定要重視這一點，確保自己有一段可以不受打擾的高效工作時間。

三、休息可以保持工作狀態(tài)。

發(fā)現(xiàn)工作怎么也做不完時，有人會選擇不休息，節(jié)省和犧牲其他時間用來加班。但其實休息有益身心健康，忽視休息最后只會傷害自己。

比如我們平時都習(xí)慣在辦公桌前用餐，這是不好的，大家應(yīng)該在休息時間暫時離開工作場所，才能真正地休息。

法國一位商學(xué)院的院長討論起法國的經(jīng)理人員的情況時說：“跟中國人比，他們不夠努力、不夠勤奮。”

為什么這么認(rèn)為呢？他說，“他們晚上不愿意加班，周末也不愿意工作”。

在很多國際性企業(yè)中，大家會普遍覺得中國分公司或者辦公室的下班時間最晚，周末經(jīng)常連軸干。

休息是為了給自己充電，重新整理工作狀態(tài)的機(jī)會，當(dāng)你學(xué)會更加聰明地工作以后，你將有更多的時間去完成你想做的事情。一旦學(xué)會掌控自己的時間和生活，你將從其中獲得更大的自由。

時間管理的基本原則

一、帕累托定律

意大利著名的經(jīng)濟(jì)學(xué)家弗雷多·帕累托（Vilfredo Pareto）發(fā)現(xiàn)了這一定律，并以他的名字來命名，這就是大家所熟知的二零八零法則，也即二八定律（80/20 rule）。他用一個比率向人們展示了很多事物間的因果關(guān)系。

比如，一個企業(yè)的80%的利潤來自于其中的20%的優(yōu)質(zhì)客戶；這個世界上20%的頂級富豪，掌握了全世界80%的財富；20%的生產(chǎn)錯誤可能導(dǎo)致80%的產(chǎn)品質(zhì)量不合格，等等。

這當(dāng)然也同樣適用于工作和時間管理。我們手頭上20%的重要工作，決定了80%的整體工作效果及個人成長，20%的時間完成了80%的重要工作等。雖然這并不是特別準(zhǔn)確的數(shù)字，可事實的確如此，用一句名言來形容也許更恰當(dāng)：“真理永遠(yuǎn)都掌握在少數(shù)人的手中。”

進(jìn)行時間管理的首要原則就是牢牢把握二八定律，分清主次，合理分配時間，并最大程度的執(zhí)行下去。你首先要做的就是對手頭的所有工作進(jìn)行一次全面而細(xì)致的盤點，思考并決定究竟哪些事情能夠產(chǎn)生最大的效果。

這一點往往很容易被忽視，因為常常你認(rèn)為不起眼的習(xí)慣性的“例行公事”，可能就是最能產(chǎn)生效效果的事情。你還應(yīng)該區(qū)分一點，真正能發(fā)揮大作用的事情，也不一定就是你每天花費時間最多的事情。

經(jīng)過仔細(xì)思考后，你可以根據(jù)美國的史蒂芬·R·科維教授提出的“四象限時間管理”原則，來對所有工作任務(wù)進(jìn)行排序，確定好它們之間的優(yōu)先級別。這四類任務(wù)可分為：緊急且重要，緊急但不重要，重要但不緊急，既不緊急也不重要（但仍然是必要的）。

緊急的事情無論重不重要都應(yīng)該要立刻行動，你可以自己親自去做，或者是安排委托別人去做。而可以等待的事情，也不是一定要等到快要發(fā)生之前才去采取行動，而是提前做好計劃或安排，這樣才能確保所有事件有序恰當(dāng)?shù)耐瓿伞?/p>

這里還有一個關(guān)鍵性的問題值得引起重視，一個優(yōu)秀的時間管理者，往往能夠集中時間和精力在他們確定的優(yōu)先事項上，原因是因為他們有足夠的能力迅速而堅定的確定究竟哪些才是優(yōu)先事項。

而與此相對的，一個低效率工作者，總是花了寶貴的時間決定哪些事情應(yīng)該優(yōu)先，但又一次又一次的檢查自己的決策，因為他們也不確定這究竟是不是重要的，優(yōu)先的任務(wù)。而時間恰恰浪費在這一次次的猶豫不決的重新審視中。這都來源于自己的不自信和猶豫不決的性格特征。在進(jìn)行時間管理的訓(xùn)練中，這一不良心態(tài)是一定要堅決斷除的。

你必須確定一個事實，那就是無論你的待辦事項中列舉了10件，或者100件，總是要有事情優(yōu)先來完成，而你又不可能在同一時間做兩件事情，所以，你必須提前做出決定，而且越早越好。為了緩解這樣的不自信所帶來的壓力，你必須從以下四點說服你自己：

1、這些事情的優(yōu)先級我非常清楚；2、我已經(jīng)綜合全面的考察了所有事實，并合理的做出了規(guī)劃和決定；3、我確定沒有更多的其他事項了，只要做完一件，就可以減少一件，獲得輕松；4、我會有效的按步驟完成各項任務(wù)，這樣的方法是有意義的。

經(jīng)過這樣的自我心理疏導(dǎo)，你一定會對整個過程都感覺到無比舒適，對自己充滿信心，在積極的投入到工作事項后，壓力也將逐漸消失，工作狀態(tài)就會慢慢的出來。每當(dāng)你成功的完成一件待辦事項，你的信心就會增加一分，逐漸的進(jìn)入良性循環(huán)中。

二、瑣事不容忽視

除了確定主次，建立信心并按優(yōu)先級依次完成任務(wù)外，我們不得不對“瑣事”引起重視，這些瑣事不僅來自于工作，還有很大一部分來自于生活，如果你對它們視而不見，很可能會“深受其害”，讓自己無法專心于手頭工作，所有的良好計劃付諸東流。你可以采用以下三個方法盡可能的消除它們對自己的影響。

1、集中時間處理

瑣事無處不在，無孔不入，如果你無法忍受其干擾，那就要明確的預(yù)留一段時間去集中的處理它們。不要以為“瑣事”無關(guān)緊要，做不做都無所謂，其實，有些瑣事甚至可以被劃分為“緊急且重要的第一要務(wù)”。它們不能被忽視，也不能積壓，否則只會越來越難纏，造成更加嚴(yán)重的問題。

集中時間處理并不意味著必須用一整段的長時間去對待，而也可以是偶爾的幾分鐘，或者幾十分鐘，比如整理桌面，清理文件，打掃房間等，這都是良好的習(xí)慣，能有效的提升接下來的工作效率。

2、瑣事優(yōu)先

如上所述，部分瑣事是緊急且重要的，不僅不能忽視，反而應(yīng)該提前安排。而且越早做越好，可以消除接下來的一系列難以糾纏的問題。

所謂“磨刀不誤砍柴工”，真正的高效率工作，并不是把所有時間都用在真正有效的任務(wù)上，那些看起來沒有什么生產(chǎn)力，不能產(chǎn)生多大效果的準(zhǔn)備工作，恰恰就是你提升效率的關(guān)鍵所在。所以，盡可能快速的，在第一時間消除它，能給你創(chuàng)造很多意想不到的好機(jī)會。

3、消除不必要任務(wù)

與之上的重要“瑣事”相比，還有一些雜事可能真的就是無關(guān)緊要的。這里還包括你的很多習(xí)慣性行為。它們看起來雖然是那么的必要，實際上并不能給真正有效的工作帶來什么幫助。

有的是自我心里安慰，有的是為了迎合他人的期望，有的是一而再，再而三的重復(fù)保障式工作，也有的是你表面上認(rèn)為的應(yīng)該參與的“好事”，實際只是為了滿足自己的虛榮心而已。對這些不必要的任務(wù)，要懂得一鍵刪除，自然會感覺輕松很多。

三、設(shè)定最后期限

拖延似乎是人的天性，每個人都會有，而每一個低效率工作者無一不是“拖延癥”的重癥患者。想要從根本上提升效率，管理好時間，就必須徹底改變拖延的惡習(xí)。其中最行之有效的方法就是為每一件任務(wù)，尤其是重要任務(wù)設(shè)定最后的完成期限，告訴自己必須在這個時間點之前完成。這比任何一個時間管理方法都來得更有效，也更加直接。當(dāng)一件事情到了最后的時候，到了不得不做的時候，我們再也不會給自己找任何的借口，而只管踏實的執(zhí)行。

《愛麗絲夢游仙境》電影中紅皇后（Red Queen）告訴愛麗絲說：“在這里你將看到，快速奔跑才能保持在原地，如果你想到別的地方去，你必須以兩倍的速度奔跑。”

現(xiàn)在的社會節(jié)奏日益加快，我們必須要有一種緊迫感。雖然它會給自己帶來不舒服的壓力，但是保持適當(dāng)?shù)木o迫感，能真實的促進(jìn)我們更加積極的行動，而不是在一種散漫的狀態(tài)下渾渾噩噩的度過一天又一天的寶貴時光。

你甚至還可以把已經(jīng)規(guī)定的最后完成期限，人為的提前一段時間。比如在月底必須做出的報表，自己規(guī)定要在每月28號之前就做出來；或者把自己的手表永遠(yuǎn)的調(diào)快10分鐘。

這樣就能給自己留有充足的余地，當(dāng)我們真的提前完成的時候，一定會信心倍增，增強(qiáng)自己的動力，也可以選擇在多余的時間里，將這個結(jié)果優(yōu)化得更好，這必然使我們的工作越來越出色，逐漸步入到良性循環(huán)中。

以上三大原則是時間管理的最基本方法，相信大家只要在工作中靈活運用，一定能摸索出更好的適合自己的細(xì)節(jié)方法，最關(guān)鍵的就是讓它成為自己的行為習(xí)慣。

一旦形成了習(xí)慣，你會清楚的知道自己每個時間應(yīng)該做什么，深刻了解到目前做到了哪一步，還需要往什么方向做怎樣的進(jìn)展，什么時候應(yīng)該做出取舍，到了什么時間點必須完成。經(jīng)過這樣刻意而有效的訓(xùn)練，你一定會變得越來越優(yōu)秀的！

時間管理的三個原則

第一個原則：要事第一，如果你每天有一大堆待處理的事項，你應(yīng)該把它們劃分為重要且緊急、重要但不緊急、不重要但緊急、不重要也不緊急。然后將大量的時間投入到重要但不緊急的事務(wù)中，這是提高工作效率最佳的方式，同時也是實現(xiàn)長期豐厚回報最佳的選擇。但實際上很多人總是忙于應(yīng)付不重要但緊急的事務(wù)，盡管他們明白要事第一的原則。他們的想法很有趣“因為緊急，所以重要”。

第二個原則：完成比完美更重要。你是否因為想要把事情做得更加完美，而遲遲沒有采取行動，最終導(dǎo)致的結(jié)果就是，臨近最后期限時馬馬虎虎應(yīng)付，或者根本無法按時完成任務(wù)。如果這樣的事情經(jīng)常在你身上發(fā)生，你可能是個“完美主義”拖延癥患者。你為了達(dá)到所謂的完美，將計劃一拖再拖，把大量時間和精力浪費在“籌備”過程中。

第三個原則：貪多嚼不爛。給自己制定很多不切合實際的計劃，完全不考慮自己是否有足夠的時間和精力，你想要一口吃成大胖子，這只會讓你陷入自責(zé)和自我懷疑之中，對于提升自我毫無幫助。解決方案：首先你要清楚自己的能力，然后再制定切實可行的計劃，最后就是付諸行動，也是最重要的。